Krajowy System e-Faktur (KSeF) stanie się obowiązkowy od 1 lutego 2026 roku dla szerokiej grupy przedsiębiorców, których wartość sprzedaży brutto w 2025 r. przekroczyła 200 mln zł. Warto zaznaczyć, że ustawa o KSeF oraz ostatnia nowelizacja przesuwa obowiązek wystawiania e-faktur i wdrożenia obligatoryjnego KSeF, zapowiadając etapowe wejście w życie tych regulacji. Od 1 kwietnia 2026 r. wszystkie pozostałe firmy będą musiały przystąpić do KSeF, a do końca 2026 r. proces wdrażania KSeF obejmie również dodatkowe typy działalności. Decyzja o przesuwaniu terminu wdrożenia obowiązkowego KSeF została oficjalnie ogłoszona przez Ministerstwo Finansów już w 2024 r., przesuwające termin wdrożenia obowiązkowego KSeF na 2026 rok.

Etapowe wejście w życie obowiązku KSeF

KSeF zostanie wprowadzony etapowo, a daty wdrożenia KSeF są kluczowe dla każdego przedsiębiorcy. W 2025 r. firmy mogą dobrowolnie wystawiać faktury w KSeF, zacząć korzystać z KSeF oraz przystąpić do KSeF w celu wcześniejszego przygotowania do zmian. Już od 1 listopada 2025 r. rusza obowiązek podawania numeru KSeF w płatnościach za e-faktury, co stanowi przygotowanie do pełnego wdrożenia systemu.

Praktyczne aspekty korzystania z KSeF – Co warto wiedzieć?

  • Obowiązek wystawiania faktur do KSeF obejmie nie tylko faktury sprzedażowe, ale także korekty oraz podstawowe faktury w KSeF. Przesłanie faktury do KSeF będzie odbywać się za pomocą aplikacji podatnika KSeF lub aplikacji podatnika KSeF 2.0, która ułatwi wystawienie i zarządzanie e-fakturami.
  • Numer KSeF staje się obowiązkowy przy płatnościach, dlatego przedsiębiorcy powinni wdrożyć w swoich systemach ERP możliwość automatycznego przypisywania i używania numeru KSeF w płatnościach za e-faktury.
  • Faktury wystawione w KSeF będą przechowywane w centralnym rejestrze, a system KSeF będzie wymagał ścisłego przestrzegania terminów i zasad wystawiania e-faktur. KSeF zastąpi dotychczasowe papierowe i elektroniczne obiegi dokumentów.
  • Faktury konsumenckie oraz KSeF dla konsumentów to rozwiązania, które pojawią się w dalszych etapach wdrażania KSeF. Wystawianie faktur konsumenckich w KSeF oraz korygowanie faktur przez stronę KSeF będzie możliwe bez konieczności dodatkowej komunikacji z klientem.

Korzyści wdrożenia KSeF z IT-Partner24 dla Twojej firmy

  • Bezproblemowe wdrożenie systemu – Nasza firma przeprowadza analizę potrzeb i oferuje kompleksowe wsparcie na każdym etapie wdrażania KSeF oraz zaproponuje etapowe wejście w życie nowych obowiązków związanych z KSeF, tak by minimalizować ryzyko i zwiększyć płynność biznesową.
  • Automatyzacja procesów finansowych – Systemy Comarch ERP zintegrowane z KSeF pozwalają szybko i sprawnie wystawiać faktury w KSeF, zarządzać fakturami za pośrednictwem KSeF, a także przesłać fakturę do KSeF bez zbędnych formalności.
  • Wygodny dostęp i bezpieczeństwo – Z KSeF przedsiębiorcy mają stały dostęp do historii faktur wystawionych w KSeF, zarówno przez aplikację podatnika KSeF, jak i aplikację mobilną KSeF, co znacząco ułatwia codzienną pracę działów księgowych oraz menedżerów.
  • Zgodność z przepisami – Dzięki naszej pomocy firmy unikają kar za nieprzestrzeganie obowiązków KSeF oraz błędów związanych z obowiązkiem wystawiania faktur do KSeF zgodnie z ustawą o KSeF i aktualnymi wytycznymi MF.

Jak wygląda proces wdrożenia KSeF i co się zmieni?

Wdrożenie KSeF wymaga dostosowania systemów ERP do nowych wymogów. Proces odbywa się w kilku krokach:

  • Przygotowanie infrastruktury IT do przesłania faktury do KSeF i integracji z aplikacją podatnika KSeF.
  • Szkolenie zespołu z e-fakturowania w KSeF, obsługi aplikacji podatnika KSeF oraz podstawowych czynności związanych z wystawieniem i korektą faktur za pośrednictwem KSeF.
  • Aktualizacja procedur związanych z wdrożeniem KSeF oraz obsługą faktur wystawionych i przesyłanych do KSeF.
  • Stosowanie numeru KSeF w płatnościach za e-faktury i rozliczeniach finansowych.

Dzięki etapowemu wdrożeniu oraz praktycznym narzędziom IT-Partner24 można wystawiać faktury w KSeF oraz korzystać z KSeF bez konieczności przebudowy wszystkich procesów od razu. Obowiązek korzystania z KSeF wchodzi w życie stopniowo – najpierw w 2025 r. dobrowolnie, a od 1 lutego 2026 obowiązkowo dla dużych firm i od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych przedsiębiorców. Etapowe wejście w życie obowiązku wystawiania e-faktur oraz przesunięcie obowiązku na 2026 rok umożliwia firmom spokojne i przemyślane wdrożenie zmian.

Na każdym etapie wdrożenia KSeF oraz późniejszego korzystania z systemu oferujemy wsparcie techniczne i doradcze – od konfiguracji aplikacji podatnika KSeF, przez integrację systemów, aż po bieżącą obsługę i serwisowanie rozwiązań. Wejście w życie obowiązkowego KSeF nie musi być rewolucją dla Twojej firmy.