Co to są e-Doręczenia
e-Doręczenia to usługa która jest adres do doręczeń elektronicznych czyli odpowiednikiem tradycyjnych listów poleconych, pozwala na wysyłanie i odbieranie korespondencji w formie cyfrowej, z efektem równoważnym do listu poleconego z potwierdzeniem odbioru. Dzięki e-Doręczeniom można bezpłatnie przesyłać dokumenty urzędowe w formie cyfrowej, co zapewnia nie tylko wygodę, ale także pełne bezpieczeństwo i pewność skutków prawnych. Ponadto wiadomość jest rejestrowana i potwierdzana, co eliminuje ryzyko zagubienia korespondencji.
Korzyści e-Doręczeń
Korzystanie z e-Doręczeń oferuje wiele korzyści, głównie zwiększa bezpieczeństwo i pewność skutków prawnych, co jest bardzo istotne w przypadku korespondencji urzędowej. Pozwala na szybsze i bardziej efektywne załatwianie spraw administracyjnych, e-Doręczenia zmniejszają koszty związane z tradycyjną korespondencją, eliminując potrzebę wysyłania listów poleconych. Zarządzanie korespondencją elektroniczną staje się prostsze, dzięki możliwości przechowywania i archiwizowania dokumentów w jednym miejscu. Ponadto, co jest istotną kwestią, daje możliwość ograniczania zużycia papieru i śladu węglowego do minimum.
Co oznacza adres do e-Doręczeń?
Adres do e-doręczeń to unikalny i jednoznacznie przypisany do adresata i nadawcy adres, jeden podmiot ma jeden adres. Podczas jego zakładania musi zostać potwierdzona tożsamość właściciela. Jest oznaczony skrótem ADE - oznaczającym adres do e-doręczeń elektronicznych i ma ściśle określoną strukturę. Wszystkie adresy są zbierane w bazie adresów elektronicznych (BAE).
Wniosek o utworzenie adresu do doręczeń elektronicznych
Wniosek o utworzenie adresu do doręczeń elektronicznych jest kluczowym krokiem dla każdego podmiotu, który chce skorzystać z publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego. Od 1 stycznia 2025 roku, przedsiębiorcy będą mogli wnioskować o wpis do BAE (bazy adresów elektronicznych), co umożliwi im zarządzanie skrzynką do e-doręczeń dla swojej firmy. Aby utworzyć adres do e-doręczeń, konieczne jest złożenie wniosku o adres, który powinien zawierać m.in. adres e-mail do powiadomień oraz informacje o administratorze skrzynki do e-doręczeń.
Warto pamiętać, że aby sprawdzić status swojego wniosku, można skorzystać z portalu gov.pl. Adres do doręczeń elektronicznych powiązany z adres i skrzynkę do e-doręczeń umożliwi szybki dostęp do korespondencji. W przypadku, gdy podmiot niepubliczny chce skorzystać z tych usług, oddzielnie wnioskować o wpis jest niezbędne. Wpis do bazy adresów elektronicznych nastąpi automatycznie po pozytywnej weryfikacji wniosku.
Jak założyć adres do doręczeń elektronicznych i skrzynkę do e-Doręczeń
Aby korzystać z e-Doręczeń, musimy najpierw założyć adres do e-Doręczeń. Proces ten obejmuje utworzenie adresu i wpisanie go do bazy adresów elektronicznych. Następnie aktywowanie skrzynki do e-Doręczeń co umożliwia już pełny dostęp do niej. Skrzynka ta pozwala na wysyłanie, odbieranie i przechowywanie korespondencji elektronicznej, co znacznie ułatwia zarządzanie dokumentami.
Jakie dokumenty są potrzebne aby założyć adres do e-Doręczeń?
Dokumenty które są niezbędne do otworzenia skrzynki do e-doręczeń zależą od typu skrzynki i roli wnioskodawcy, który ją zakłada. Skrzynkę może założyć osoba fizyczna i wtedy wystarczy dowód osobisty. Gdy wnioskujemy o założenie skrzynki dla właściciela działalności gospodarczej wymagany jest odpis CEIDG z danymi niejawnymi (może zostać pobrany jedynie przez właściciela firmy). Jeśli o skrzynkę będzie się ubiegać podmiot prawny, w roli wnioskodawcy będzie pełnomocnik - wymagane jest pełnomocnictwo lub wnioskujący ma możliwość samodzielnej reprezentacji firmy w KRS. Dla osób wykonujących zawód zaufania publicznego do założenia adresu i skrzynki e-doręczeń wymagana jest legitymacja zawodowa.