Nowy system pozwala na przesyłanie i odbieranie korespondencji online, co jest równoważne z listem poleconym z potwierdzeniem odbioru. e-Doręczenia dla przedsiębiorców oferują również pełną identyfikację nadawcy i odbiorcy oraz możliwość przechowywania korespondencji w formie cyfrowej. Od stycznia 2025 roku przedsiębiorcy będą zobligowani do posiadania adresu do e doręczeń, co pozwoli na elektroniczną komunikację z administracją publiczną. W przyszłości usługa ta zastąpi tradycyjne przesyłki urzędowe drogą pocztową, a także korespondencję prowadzoną przez ePUAP.
Co to są e-Doręczenia
e-Doręczenia to usługa umożliwiająca rejestrowane doręczenie elektroniczne, pozwalająca na przesyłanie i odbieranie korespondencji w formie cyfrowej, z efektem równoważnym do listu poleconego z potwierdzeniem odbioru. Dzięki e-Doręczeniom przedsiębiorcy mogą przesyłać dokumenty urzędowe w formie cyfrowej, co zapewnia nie tylko wygodę, ale także pełne bezpieczeństwo i pewność skutków prawnych. Usługa ta jest elektronicznym odpowiednikiem tradycyjnych listów poleconych, co oznacza, że każda wysłana wiadomość jest rejestrowana i potwierdzana, co eliminuje ryzyko zagubienia korespondencji.
Korzyści e-Doręczeń
Korzystanie z e-Doręczeń oferuje wiele korzyści, które mogą znacząco usprawnić działalność przedsiębiorstwa. Przede wszystkim, zwiększa bezpieczeństwo i pewność skutków prawnych, co jest kluczowe w przypadku korespondencji urzędowej. Usprawnienie komunikacji z urzędami pozwala na szybsze i bardziej efektywne załatwianie spraw administracyjnych. Dodatkowo, e-Doręczenia zmniejszają koszty związane z tradycyjną korespondencją, eliminując potrzebę wysyłania listów poleconych. Zarządzanie korespondencją elektroniczną staje się prostsze, dzięki możliwości przechowywania i archiwizowania dokumentów w jednym miejscu.
Wymagania dla przedsiębiorców
Przedsiębiorcy muszą pamiętać o obowiązkach związanych z korzystaniem z e-Doręczeń, które zależą od daty rejestracji firmy w CEIDG lub KRS. Nowi przedsiębiorcy, rejestrujący działalność po 1 stycznia 2025 roku, muszą założyć adres do e-Doręczeń już na etapie rejestracji. Firmy zarejestrowane przed tą datą mają czas do 1 października 2026 roku, chyba że aktualizują swoje dane po 30 czerwca 2025 roku – wtedy muszą posiadać adres do e-Doręczeń w momencie składania wniosku o aktualizację. Przedstawiciele zawodów zaufania publicznego, takich jak prawnicy czy notariusze, są zobowiązani do korzystania z e-Doręczeń od 1 stycznia 2025 roku.
Jak korzystać z e-Doręczeń
Aby korzystać z e-Doręczeń, przedsiębiorca musi najpierw założyć adres do e-Doręczeń. Proces ten obejmuje utworzenie adresu i wpisanie go do bazy adresów elektronicznych. Następnie konieczna jest aktywacja adresu, co umożliwia pełny dostęp do skrzynki do e-Doręczeń. Skrzynka ta pozwala na wysyłanie, odbieranie i przechowywanie korespondencji elektronicznej, co znacznie ułatwia zarządzanie dokumentami. Dzięki temu przedsiębiorcy mogą prowadzić korespondencję urzędową w sposób szybki i efektywny, bez konieczności odwiedzania urzędów czy poczty.
Bezpieczeństwo e-Doręczeń
Bezpieczeństwo e-Doręczeń jest jednym z kluczowych aspektów tej usługi. System zapewnia pełną identyfikację nadawcy i odbiorcy, co eliminuje ryzyko fałszerstw. Każda wysłana i odebrana wiadomość jest rejestrowana, a użytkownicy otrzymują akceptowane prawnie dowody wysyłki i odbioru korespondencji. Korespondencja elektroniczna jest przechowywana w bezpiecznej skrzynce, chronionej zaawansowanymi metodami szyfrowania, co zabezpiecza ją przed utratą lub uszkodzeniem. Dzięki tym rozwiązaniom przedsiębiorcy mogą być pewni, że ich dokumenty są bezpieczne i dostępne w każdej chwili.
Cyfrowe listy polecone będą dostępne również dla firm
Przedsiębiorcy wpisani do Krajowego Rejestru Sądowego przed 1 stycznia 2025 r. będą musieli korzystać z e-Doręczeń od 1 kwietnia 2025 roku. Adres do doręczeń elektronicznych będą musiały posiadać również inne podmioty niepubliczne zarejestrowane w KRS, takie jak fundacje i stowarzyszenia. Wniosek o utworzenie adresu do e-Doręczeń na stronie Biznes.gov.pl mogą składać wyłącznie przedsiębiorcy prywatni.
Nowy system umożliwi odbieranie listów poleconych z urzędów przez Internet, co dla wielu przedsiębiorców oznacza koniec z awizami w skrzynce i długimi kolejkami na poczcie. e-Doręczenia oferują również możliwość odpowiadania na korespondencję z instytucji publicznych z dowolnego miejsca i o każdej porze. Dla firm to znacząca oszczędność czasu i kosztów związanych z przesyłaniem dokumentów. Istotne jest również to, że e-Doręczenia są całkowicie bezpieczne, zabezpieczone zaawansowanymi technikami szyfrowania oraz weryfikacji tożsamości.
Założenie adresu do doręczeń elektronicznych przez przedsiębiorcę oznacza jednocześnie jego wskazanie jako odpowiedniego do korespondencji urzędowej. Ważne jest, aby pamiętać, że od momentu dodania adresu do bazy adresów elektronicznych, podmioty publiczne korzystające z e-Doręczeń będą kierować korespondencję na ten adres. Podmioty publiczne będą zobowiązane do korzystania z e-Doręczeń, wprowadzając nowe regulacje od 1 stycznia 2025 roku.
